• Kathy Lam

行動時間表Action Plan

吹水是一個銷售人員的本領,但要與客戶建立長久互信的關係,行動卻最實際。(當然只懂得與老闆級吹水的又是另一故事)言論可以是巨人,卻配對矮仔的行動,則會令人為之氣結,眼高手低或是口大手慢都是死罪無疑。


要防止單吹水,當然是在建議書內、開會時及平日的往來電郵文件中,不時要訂下行動時間表,更要不時更新,一早告之客戶,you delay, I delay,是一個互相影響的時間表來的,後果要他們去承擔。行動時間表中的項目不多,主要是日期、事項及負責人。有時侯,我更喜歡把會議程序及報告加進去,方便就決定制定下一個行動的時間表及負責人。


有時間表即代表有死線Deadline,兩者是有分別的。時間表的編定一定要有若干的空間可以調整,萬一真的推遲了,仍是可在死線前完成的。這個空間的製定要有相當的技巧,要工作人員了解客戶審批的習慣時限、外判商如設計及印刷商的可靠程度,更要加上一些估不到的意外,例如設計不如理想,連自己一關也過不了,便要設計師重做等等。因此,在編定時間表時,工作人員一定要心裡有數,設定alternative的可能空間。


至於死線,在行動時間表中,我會加以紅色提醒客戶及自己,是一個重要的日期,盡量要跟隨,否則後果嚴重,或會有額外開支。當然,死線一般都有一至兩天的空間,但不會隨便告訴客戶,免得大安旨意,奉旨慢條斯理。


活動日期愈近,死線的空間會愈來愈少,甚至完成沒有。這些時間也是工作人員開始捱更抵夜趕死線的時間,衝衝衝去完成活動的倒數時間。


行動時間表做得愈仔細,在最忙碌的時間就愈能幫助自己免遺漏。客戶一個電話、一個電郵要修改、要加插,轉眼很易忘記,如果能馬上加進行動時間表中便萬無一失。每天臨放工或早上返工第一件事,就是打開行動時間表看清該跟進的工作,行動起來既清晰,又順暢。工作完成了,就把該項目加以灰底,告訴客戶及自己工作已經完成了,當看到大部分工作已完成的時候,工作也特別有滿足感。


最重要的是,行動時間表是一項很好的紀錄,可以幫助大家翻查事項,更讓翌年的活動有跡可尋,就算有關的工作人員離了職,下一任都可以仔細了解工作程序呢!



Kathy Lam林慧怡


(轉載自《Recruit》專欄)


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